Történetek - tanulópénz helyett...

Ez az írás annak a sorozatnak az első része, mely a vállalkozások életciklusait tárgyalja. Sakk-analógiánkban ez a szakasz a megnyitás és az azt nyomban követő lépések történéseinek leírása. Az állások és a pozíciók kiépítése, a helyezkedés szakasza. Ezeket a lépéseket (meg a következőket is) kollégáimmal együtt sok-sok vállalkozásnál megfigyelhettük. Szerencsénk volt, mert rengeteg tapasztalatot gyűjthettünk. 

Az írássorozat célja egyrészt, hogy akikre vonatkozik, akiknek a cége pont ezt az életszakaszát éli, ismerjék fel a tipikus jelenségeket cégüknél és meg tudják állapítani a diagnózist. Másrészt - ami ennél sokkal fontosabb - ne kövessék el ugyanazokat a hibákat, mint azok, akik már nem tehetik meg, hogy jót lépjenek, vagy korrigáljanak. Ismerjék meg az ilyen esetekben használható terápiát is, itt nagyvonalakban és általában, személyes konzultációnkon, pedig részletesen és konkrétan. 

Mind a felismerésben, mind a jó lépések megtételében segítünk. 

Nézzük a "One man show" korszak jellegzetességeit!

Létrejött tehát a vállalkozás. Az ötlet nyomán megalapítottuk a céget, ami nem a formális cégbejegyzést jelenti, hanem az alapító elkötelezettségét a kockázatvállalásra. Milyen kockázatra? Hogy egészében bejön-e, vagy sem. Részleteiben pedig otthagytuk régi, esetleg biztos, talán még jól is jövedelmező állásunkat és belevágtunk a bizonytalanba. Üzletet, irodát, műhelyt, gépeket vettünk, vagy béreltünk. Hitelt vettünk fel, vagy megtakarításainkat feláldozva beindítottuk a termelést, a szolgáltatást. Vajon tudunk-e majd határidőre szállítani, lesz-e elég vevőnk, meg készpénzünk, ha úgy tetszik forgótőkénk? Ugye ismerős?

Mostmár nincs visszaút, megvan a cég! Kevés már az álmodozás, eredmények kellenek. És rengeteg készpénz, mert a számlák szaporodnak. Mindenáron értékesíteni, minél nagyobb forgalom mellett! Talán az első igazi megpróbáltatás ilyenkor az, hogy az ötletekről mihamarabb át kell váltani az eredményekre, a gondolatról a cselekvésre. 

Még nincs vállalati stratégia, nincsenek üzleti (termelési, marketing, stb.) tervek, (irányítási, szervezeti, stb.) rendszerek, (beszerzési, értékesítési, stb.) eljárások, (folyamat, adminisztrációs, stb.) szabályozások. Semmi! Maximum néhány papírfecni, no meg az alapító atya feje, de mindenek előtt hite. Nincsenek értekezletek, mindenki teljes gőzzel nyomul, még hétvégeken is dolgoznak. Nincs hierarchia, a légkör jó, mert kötetlen és családias. Az adminisztráció nulla, alig van szerződés, nyilvántartás, alkalmi felvételekkel igyekeznek a termelés-kereslet ingadozásait kezelni. Tulajdonképpen folyamatos problémakezelés folyik, ami önmagában még nem lenne baj. De az már baj, hogy szinte kizárólag tűzoltás zajlik. Nincsen kontroll, mert tapasztalat sincs, az ad hoc értékesítésbe, a termékek és a szolgáltatások tervezésébe, az esetlegesen kalkulált pénzáramba, az alapvetően szükséges adminisztrációba, vagy pl. a garanciális kötelezettségekbe becsúszó egyetlen hiba végzetessé válhat. Nem is csoda, hiszen nagyon gyámoltalan még a vállalkozás. Szó sem lehet munkamegosztásról, felelősség, vagy hatáskör átruházásról. Mindenki magáért felel.

Ez egy igazi "one man show", aminek a folytatásához két dolog kell. Készpénz és elkötelezettség.

(Ideje tisztázni, hogy ez az állapot nemcsak az alapító-tulajdonos egyszemélyes showja, hanem tk. minden munkatárs egyenkénti magányos csatája a túlélésért.)

A készpénz, a forgótőke ilyenkor főleg a raktárkészletek és a kintlévőségek finanszírozásához, no meg a likviditáshoz kell. Pénz viszont nincs, ezért a mindenáron való megszerzése alapvető hibákkal járhat. Mit tehetünk ilyenkor? Tipikus és kézenfekvő, hogy először rövid lejáratú hitelekkel fedezzük az egyébként csak hosszabb távon megtérülő beruházásainkat. Másodszor olyan mértékű árengedményekkel értékesítünk, melyek mérete még a változó költségeket sem fedezi. És itt a paradoxon, minél többet adunk el, annál nagyobb veszteséget termelünk. Ebbe a kettőbe pedig, sőt akár külön-külön az egyikbe is rövid úton belehalhat cégünk!

A pénz minden áron való megszerzése érdekében gyakran kell az ügyfelek egyedi igényeit kiszolgálni, vagy nagy kockázattal járó szerződéseket kötni. Rugalmasnak kell lenni, ez pedig szigorú szabályok között ritkán megy. Az alapító minduntalan olyan gondokkal találkozik, amelyek megoldására nincs felkészülve. Vevői reklamációk, megbízhatatlan szállítók, kapkodva, hibákkal dolgozó munkatársak, új jogszabályok, zaklató hatóságok, stb. Napi válságmenedzselés zajlik, ezért az alapító semmiképpen sem ruházhatja át döntési jogosultságát, ilyenkor csak egyszemélyi vezetés lehetséges. Ha nincs meg a megfelelő elkötelezettség, a problémák sokasodnak, majd válsággá nőnek. Ennek megakadályozásáért az alapító folyamatosan napi 14 órát dolgozik, nap, mint nap megmenti kollégái munkahelyét, kiizzadja fizetésüket, majd otthon családja letámadja, hogy kevés időt tölt velük. De ezekkel együtt is most csak az ő lelkesedése tarthatja életben a vállalkozást.

Tervezés nincs, rendszerek, szabályok nincsenek, élethalál harc folyik.

Mivel nincsenek hagyományok és tapasztalat, minden egyes döntés, - melyet egyébként azonnal kell meghozni - egyedi, előzmények nélküli. A cégben ilyenkor csak azok maradnak meg, akiknek csak a tevékenység mindenek előtti és feletti elvégzése számít. Nem terveznek, nem mérlegelnek, nem totojáznak, cselekszenek. Munkaköri leírásuk sincs, hiszen ebbe azt lehetne csupán beleírni, hogy "mindent meg kell csinálni, amit meg kell csinálni". Olyan, hogy szervezeti felépítés, működési szabályzat, vállalati célok, stratégia, teljesítményértékelési, vagy bérezési rendszer, meg ilyesmik, azok nincsenek. Ez persze rendkívül romantikus, olyan, mint egy western, csak ugyanolyan veszélyes is. Ugyanis lehet, hogy valaki előbb ránt pisztolyt.

Az könnyen belátható, hogy ez az állapot sokáig nem maradhat fenn. Ilyenkor kivétel nélkül mindösszesen két út adja magát. Az egyik a halál, a másik a növekedés.

Lehet, hogy az alapítónak, aki minden túlzás nélkül egyedül tartja életben a céget elege lesz, belefásul, megvonja tőle a támogatást a családja, kicsúszik kezéből az irányítás. Esetleg megoldhatatlan likviditási válságba kerül, vagy csak egyszerűen hibázik egy nagyot, (stb., hiszen mint láttuk állandó a fenyegetettség, rengeteg a veszélyforrás) a védtelen cég egyszerűen meghal.

Ezt persze épeszű ember nem akarhatja. Csak a megmenekülést, a tovább élést, aminek ilyenkor egyetlen módja van, a növekedés. Menekülés előre! Ha azt akarjuk, hogy vállalkozásunk növekedjen, meg kell azt tagolni, akkor viszont menedzsmentjének is növekedni kell. Hogy aztán a munka- és hatáskör megosztás, a szervezeti felépítés, a kommunikációs utak, (és még mennyi minden) mint fogalmak egyáltalán értelmezhetők legyenek. A növekedés itt persze nem azt jelenti, hogy amiből eddig egy volt, abból ezután kettő, sőt három legyen. A növekedés nemcsak mennyiségi, sőt főleg nem az, ehelyett minőségi értelmet kell, hogy kapjon. 

A növekedés méginkább előremutató változásokat kell, hogy jelentsen!

Olyanokat, hogy stabilizálódjanak a mindenkor rendelkezésre álló pénzmennyiségek, hogy rendben legyenek a pénzáramok. Körvonalazódjanak és állandósuljanak a tevékenységek, épüljenek ki az alapvető szabályozások. A vevők egyre nagyobb számban térjenek vissza, a szállítók köre és helyzete rendeződjön. A termelési és az értékesítési problémák szűnjenek meg. Fejeződjön be a nap, mint napi válságkezelés, az alapító lélegezhessen már végre fel. 

Ha ilyen és hasonló változások, szabályozások, adminisztrációs lépések, stb. bekövetkeznek, akkor a szervezet valószínűleg megkezdheti következő életszakaszát, átléphet a "One man show" állapotából a "Határ a csillagos ég!" állapotába.

Arra, hogy az egyes, itt vázlatosan felsorolt jelenségek milyen súllyal, vagy milyen sorrendben jelentkeznek, arra nincs recept. Az viszont, hogy jelentkeznek, az biztos. 

Mint ahogy arra sincs előírás, hogy a "One man show" életszakasz mennyi ideig tart, vagy tarthat, ill. tartson. Én láttam már két-két és fél éves show műsort ugyanúgy, mint hat éveset is. (Hogy melyiknek mi lett a vége? Azt hiszem könnyű kitalálni.) Egy dolog azonban biztos. 

A vállalkozás nem ragadhat le ezen a szinten túl sokáig!

Miért is? Mert az elhúzódó show műsorok előbb-utóbb unalmassá válnak. Meg azért sem, mert az átlendüléshez sokkal több energia kell, mint egy beállt szint tartásához. Viszont túl hosszú ideig akkor sem szabad az energiát a fenntartásra elfecsérelni, - még alacsonyabb energiaszint mellett sem - mert az elnyúló pazarlás ideje alatt az alapítóból ugyanúgy, mint a munkatársakból kifogy a szufla, elfásulnak, kivész belőlük a lelkesedés és a végén a cégük meghal. 

Ez eddig mind rendben van, - mondhatja a kedves olvasó - de ezeket a problémákat én is tudom, mert kénytelen voltam, vagyok átélni mindennapjaimban. 

Használható megoldások nélkül minek kellett ezeket ide leírni? Ha vannak megoldások, akkor mik azok? 

Nézzük csak, egy kicsit előbb pl. azt írták, hogy forgótőke-hitelt kell felvenni. Igen, én is ezt tettem, mert kintlévőségeim vannak. Miért, mi mást tehettem volna? Most meg nem tudom a hitelt törleszteni, csak újabb hitelből tudnám. 

Mostmár persze én is tudom, hogy mit mondana a tanácsadó. Hogy ne vegyek fel több hitelt, ugye? Na még jó, különben a bank ezt mondta, több hitelt már nem is ad. Na és akkor most mit mondana a tanácsadó?

Igen, valószínűleg mi is azt mondanánk, hogy ne vegyen fel újabb hitelt. Legalábbis most, de főleg ne erre. Meg, ha idejében szólt volna azt is megmondtuk volna, hogy hitelfelvétel helyett mit kellett volna csinálni. Ez persze már nem aktuális, de az még talán igen, hogy esetleg azt is meg tudnánk mondani, hogy az első hitelét mire fordítsa. Hogy ne kelljen második. Ugyanarra. Meg valószínűleg arra is választ tudnánk adni, hogy a következőkben tervezett árengedményes akciója helyett mit csináljon inkább. Ami nem rejt újabb veszélyeket.

Egy kicsit később, meg azt írják, hogy napi 14 órát dolgozom. Én néha még 16-ot is. Jó, jó, én is tudom, hogy ez így nem mehet sokáig. Már kezdek belefáradni. De mit csináljak? Ennyit kell, mert mindent nekem kell megoldani. Különben ki csinálná meg helyettem? Csak nem engedem ki a kezemből a költségvetés, meg az árajánlat készítését? Meg az organizációs bejárást, a számlázást, vagy a műszaki átadást? A nagy vevőket sem lehet! Soroljam még? Na és erre mit mondanak? 

Majd azt fogják mondani, hogy dolgozzak csak nyolc órát. Na persze, ezt magamtól is tudtam. De hogyan? Talán majd azt is megmondják? Vagy melyiket csinálja más? És egyáltalán ki? Vegyek fel egy műszaki előkészítőt? Vagy egy műszaki vezetőt? Melyiket? Honnan? 

Igen, valószínűleg mi is azt mondanánk, hogy itt az ideje, át kellene gondolni a munkamegosztás egyes kérdéseit. 

Persze, a munkát csak akkor lehet megosztani, ha van kivel. Igen, pl. egy műszaki előkészítővel, esetleg egy műszaki vezetővel. De vajon, melyik a jobb megoldás akkor és ott? A "saját nevelés", vagy az "átigazolás"? Természetesen ezekre is lesz javaslatunk. Arra is, honnan és hogyan lehet, ill. kell toborozni, majd hogyan kell kiválasztani a megfelelő munkatársat a valószínűleg nem kevés alkalmasnak tűnő jelöltből. Meg arra is, hogy a saját nevelés folyamata, majd eredménye megfelelő legyen. Meg arra is, hogy az alapító így felszabaduló idejében mit tegyen azért, hogy a cég mihamarabb "magasabb osztályba" léphessen. 

Kattintson ide!