Újítsuk meg minőségirányítási rendszerünk dokumentumait (is)!

az új (ISO 9001:2008, MSZ EN ISO 9001:2009) szabványra való átállás tapasztalatai (1)

2010. április 10.

Az átállás nemcsak a dokumentumok módosítását kellene, hogy jelentse!

Több helyen (talán a kelleténél is több helyen) tapasztaltuk, hogy nem tudni milyen ötlettől vezérelve, vagy kinek a sugallatára – nagyon reméljük, hogy nem a felkészítő, vagy esetleg az auditor javaslatára – az a bizonyos átállás csupán a dokumentumok módosítását jelentette. Sajnos ezt is csupán formálisan, gépiesen tették, ti. az új követelményszabványra való hivatkozásoknál a kézikönyvben és az eljárásokban egyszerűen csak átírták a jelzetszámot.

Ha csak ennyit tettek, akkor bizony adtak a sz..-nak egy pofont. Persze természetesen ezt is meg kellett tenni, de még sok minden mást is. Nézzük tehát, hogy mit is kell(ene) a dokumentálás tárgyában tenni!

Miért is pofozzuk oly következetesen és folyamatosan a sz..-t?

Talán azért, mert valaki, mondjuk egy jól felkészült felkészítő, pl. olyan, mint az Univerzális ISO 9001 minőségügyi felkészítés "csináld magad" módra! című történetben is szerepel, a felkészítés idején azt mondta, vagy úgy tett, hogy a minőségmenedzsment rendszer egyenlő a dokumentálással. Meg ennek eredményeképpen a minőségügyi, ha tetszik más szavakkal „izó”-s dokumentumokkal. És ezzel meg is tette a lehető legrosszabbat, azt, amit egy szakma, vagy szakterület rangjának lejáratásáért meg lehet tenni.

Biztosan hallottuk már a következő a gyöngyszemeket a témában: „Amíg nem volt „izó”-nk tudtunk dolgozni, mióta van „izó”-nk nem tudunk!” Vagy: „Azt is le kell papírozni, ha a wc-re megyünk!” Gratulálok kedves kollégák! „Ez jó mulatság, férfi munka volt!” Főleg, ami kezük munkájának utóhatásait illeti. Hál’ Istennek, Önök már nincsenek a szakmában! De jaj annak is, amelyikre átnyergeltek!

Nézzük akkor végre, hogy a 4. (érdemi) fejezetet, azt a bizonyos „Minőségirányítási rendszer” címet viselő fejezetet, annak tartalmát, kapcsolódó témaköreit ill. az azokhoz tartozó ajánlásokat hogyan kell értelmezni! Milyen világos, vagy (esetleg helyenként) talán nem annyira világos üzeneteket tartalmaznak a szabványalkotók tárgyat illető javaslatai. Utóbbi esetekben vajon hogyan lehet, vagy célszerű a sorok között olvasni és persze tenni is valamit a megújítás, a fejlesztés érdekében?

Még egyszer és utoljára: a minőségirányítási rendszer nem egyenlő a dokumentálással és/vagy a dokumentumokkal!

Sőt! A szervezet új (ISO 9001:2008; EN ISO 9001:2008; MSZ EN ISO 9001:2009) szabvány szerint kialakított minőségirányítási rendszerének - a szabványalkotók szándékai szerint (így az sem árt, ha a mi szándékaink szerint is) – megtervezésére és megvalósítására hatással vannak:

• a vállalkozás környezete, ennek változásai és az ezzel kapcsolatos kockázatok;
• a cég saját céljai és változó szükségletei;
• termékei, folyamatai, valamint
• mérete és felépítése.

(A dőlt betűsek az új szabvány ajánlásai, vagy megjegyzései – nem mindig szó szerint idézve.)

Nézzük akkor az ezekkel kapcsolatos (talán legfontosabb) észrevételeinket, tapasztalatainkat!

Régebben, amikor még sok pénzt lehetett kérni a felkészítésért (emlékszünk talán még a hőskorra, vagy még inkább a pályázatos időkre) a cégvezetők kimondva, vagy kimondatlanul azt várták el egy minőségügyi rendszertől, hogy annak dokumentációja tekintélyes, tiszteletet parancsoló, így ezt bizonyítandó egyben súlyos is legyen. Mármint kilóra. Ezért születtek akkor, – függetlenül a szervezet nagyságától és folyamatainak összetettségétől – enyhe túlzással 200 oldal körüli terjedelmű dokumentációk. Ez egy 50-60 oldalas kézikönyvet, kb. 10-12 db, egyenként 8-10 oldalas eljárásleírást, néhány (6-8 db) munkautasítást és kb. 30-35 (40) formalapot jelentett. Szörnyű, nem? De probléma egy szál se, a vezér elégedetten fizette ki a hétszámjegyű összeget, hiszen megkapta a négy-öt kiló papírt. A felkészítő meg négy-öt ilyen üzlet után megvette az A6-ost. Mindenki jól járt, csak arra nem gondoltak, hogy ezzel a kiváló produkcióval teljes egyetértésben meg is határozták a kialakított rendszer sorsát, vagyis megszületésekor azonnal halálra is ítélték azt. (Ezek alapozták meg az előbb említett és azokhoz hasonló aranyköpéseket.)

Ha esetleg véletlenül rövid, tömör, áttekinthető, emészthető anyagot kíván a kedves kuncsaft, ez sem probléma. Akkor a kötelezően dokumentálandó (meg sok helyen a többit is) eljárásokat egyszerűen „integráljuk be” a kézikönyvbe! Ezzel is könnyebb lett a dokumentáció. Ez így persze megengedett, meg felettébb elegáns dolog is, csak az már mégsem ok., hogy pl. a belső auditokról szóló „integrált eljárás” kb. két mondat arról, hogy néha kell ilyeneket is tartani. Ilyenkor sajnos többször kellett auditorként az audit megtarthatóságának érdekében előzetes kiegészítést kérni. Ez persze mindenkinek kellemetlen, de leginkább a szakmának az. Ez nem jelenti azt, hogy kerüljük az eljárások integrálását, sőt! Meg lehet ezeket így oldani a tevékenységek lényegének (ki, mikor, mit csinál?) egy-két oldalban való (bár itt sem a terjedelem a lényeg) értelmes, a kézikönyvben leírt összefoglalásával is.

Tapasztalataink szerint az a jó, ha a rendszer dokumentációjának terjedelmét, a szabályozások mennyiségét és mélységét a szervezet éppen megélt életciklusa határozza meg. Ez ugyanis úgyis meghatároz minden más jellemzőt, többek között a szervezet méretét, felépítését, folyamatainak számát és összetettségét, a meglévő szabályozásokat, a vezetési stílust, a vállalati kultúra egyéb elemeit, és még sorolhatnám.

Erről inkább győződjön meg a Kedves Olvasó életciklus-elemzéseink eredményeit bemutató írásainkból, melyeket a Történetek – tanulópénz helyett… című menüpont alatt lehet megtalálni.

Különben is:

„Aki két mondatban elmondható mondandóját tíz mondatban mondja, az egyéb gonoszságokra is képes!”

Mindannyian tudjuk, hogy összefogottabban, tömörebben, lényegre törőbben fogalmazni sokkal nehezebb, mint azt ötször, tízszer olyan terjedelemben. Igen ám, de akkor azt is tudnunk kell, hogy erre csak az igazán kiváló felkészítők képesek.

Elsőként, most itt volt (van) az ideje a „tömörítésnek”. Egyébként erre mindig van lehetőség, mert a rendszer nem egy statikus, kőbe vésett szentencia, még akkor sem, ha azt a szakma egyes úttörő felkészítői így szeretnék. Ki lehetett (lehet) pl. „gyomlálni” a kézikönyv fölösleges cirádáit, amelyektől már-már tudományos értekezés-jellegű alkotás lett dolgozatunk annak idején. Sürgősen töröljük az általános maszlagokat, az ékesszóló töltelékszövegeket, továbbá hivatkozásokkal kerüljük az ismétléseket! Ami máshol megtalálható, pl. egy másik szabályozásban (mégha az látszólag nem is „izó-s”), akkor is lehet, sőt kell rá hivatkozni.

Második lehetőség, az egyes szabályozások, pl. eljárások összevonása. Erre a szabványalkotók azt mondják, hogy a dokumentált eljárások körében egy dokumentum tartalmazhatja egy, vagy több eljárás követelményeit. Célszerű tehát a hasonló témájú, pl. kötelezően dokumentált eljárások közül a „Dokumentumok kezelése” és a „Feljegyzések kezelése” tárgyában íródott eljárásokat egy, egyesített szabályozó dokumentumban kiadni. Az meg már csak hab a tortán, ha az ilyen módon összedolgozott eljárás harmadik eleme az „Elektronikus adatok kezelése”. Ugyanígy kézenfekvő a „Helyesbítő tevékenységek”, valamint a „Megelőző tevékenységek” című eljárások összevonása is. Ezekkel a lépésekkel sok bosszantó duplikációt el tudunk kerülni. Teljesen fölösleges pl. a szállítók és az alvállalkozók kiválasztását és értékelését külön eljárásokban szabályozni. De össze lehet vonni a szakmai tevékenységeket szabályozó eljárásokból, vagy folyamatszabályozásokból mindazokat, amelyek hasonló tevékenységeket írnak le, főleg, ha azok egyes részelemei, részfolyamatai, alkalmazott módszerei nemcsak hasonlóak, de egyenesen ugyanazok. Pl. valamilyen új, vagy használt áru értékesítésének folyamata, esetleg belföldi, vagy külföldi szállítmányozás, stb. Bizonyára mindenkinek vannak a maga szakterületén ilyen lehetőségei.

Harmadik javaslatunk elsőre talán furcsának tűnhet.

Nem kell mindent, minden áron szabályozni!

Gondoljunk csak bele, hogy nézne az ki, ha pl. egy könyvelő iroda ISO-s dokumentációjában munkautasítás formájában leírnánk a könyvelés folyamatát. Vagy egy esztergályos műhelyben az esztergályozás technikáját, munkamozzanatait és módszereit. Egyáltalán milyen alapon tennénk ezt? Talán azt hisszük, hogy egy mérlegképes könyvelő, vagy egy CNC-esztergályos a mi szakmai tanácsainkra várnak? Nem valószínű, hiszen velünk ellentétben nekik ez a szakmájuk. Ezt tanulták, ezzel foglalkoznak nap, mint nap. Ők valószínűleg ehhez értenek a legjobban, náluk kevesen ismerik jobban saját szakmájukat. Vagy meg akarjuk sérteni szakmai önérzetüket? Vigyázzunk tehát azokkal a bizonyos munkautasításokkal!

Ne spóroljunk viszont a szervezet által a minőségirányítási rendszer tervezéséhez és működéséhez szükségesnek ítélt külső eredetű dokumentumokkal! Ezek – többek között - a törvények, rendeletek, jogszabályok, (ágazati) szabványok, szakmai ajánlások, stb., egyszóval, amelyeket nem a szervezet maga állított elő, de a működéshez kellenek. Ezt a követelményt a jövőben már nem lehet úgy elintézni, hogy: „ - Már pedig, kérem szépen mi évenként megvesszük a CD-jogtárat!” Új elem, hogy a cég maga dönti el, mit határoz meg szükségesként! Tapasztalataink szerint újabban egyre fontosabbak ebben a körben a vevőktől kapott ilyen, ugyancsak külső dokumentumok amelyekben, pl. meghatározzák a megvásárolt termékre/szolgáltatásra vonatkozó követelményeiket és/vagy más jellegű, esetleg különleges igényeiket. E körbe tartozhatnak, pl. a megrendelések, tervek, szakmai specifikációk, szerződések, stb. is.

Bátran nyúljunk hozzá a formalapokhoz is, ha szükséges!

Negyedikként javasoljuk, hogy, ha pl. bizonyos formalapokról időközben kiderült, hogy egyáltalán nem kellenek, vagy nem használhatóak, akkor egyszerűen vonjuk ki őket a forgalomból! Ha viszont egyes témakörök, lépések bizonylatolása rendszeresen szükséges és hasonló formá(tum)ban lehetséges, vagy célszerű, akkor ezekhez szerkesszünk jól használható űrlap-formátumokat. Könnyebb lesz vele a munkatársak dolga. De, ha pl. egy négy éve megszerkesztett táblázatos kivitelű űrlap utolsó két oszlopát még soha nem töltötték ki, akkor joggal vetődhet fel a kérdés, hogy azok az oszlopok minek vannak ott? Töröljük ki őket! Vagy ennek az ellentettje is előfordulhat, amikor pl. egy űrlap széle, vagy, - ami ennél is rosszabb - a hátoldala rendszeresen sűrűn tele van írva megjegyzésekkel. Akkor bizony ezt a formátumot sem találtuk el elsőre! Nem baj, szerkesszük át, mégpedig úgy, hogy legyen egy „megjegyzések” című rovata megfelelő hely biztosításával. Tapasztalataink szerint ugyanis a munkatársak a rosszul szerkesztett űrlapokat/formalapokat nem elég precízen töltik ki, vagy ami ennél is rosszabb, egyáltalán nem töltik ki azokat.

Folytatása következik, mégpedig talán az eddigieknél is fontosabb dolgokkal!

Törőcsik Ignác