Új elemek a minőségirányítási rendszerben …
az új (ISO 9001:2008, MSZ EN ISO 9001:2009) szabványra való átállás tapasztalatai (3)

2010. május 10.


Időzzünk el egy kicsit még a „szereplőknél”!


Az új szabvány ajánlásai között megjelent egy, - ha nem is vadonatúj, - de hangsúlyaiban mindenképpen új szereplő. E pedig az ún. „külső erőforrás”. Hál’ Istennek ez a cégek (különösen a kisebb méretű szervezetek) gyakorlatában egyáltalán nem új elem. Sőt, egyenesen kényszer! Mert miért is alkalmazunk külső erőforrást? Miért végeztetünk egyes tevékenységeket ilyen nem saját erőkkel? Manapság divatosabban, miért szervezzük ki ezeket a tevékenységeket? Még trendibben, miért „outsorcing”-oljuk egyes folyamatainkat? Mert nem tudjuk, vagy nem akarjuk ezeket saját magunk (mármint a cég) a rendelkezésünkre álló saját erőforrásainkkal elvégez(tet)ni.

Kellenek ezek nekünk, egyáltalán miért végezzük, végeztetjük ezeket? Csak azért, mert ezekre a tevékenység(elemek)re a cég rendes üzletmenetéhez ugyanúgy szükség van, mint a sajáterős folyamatokra. Egyes esetekben, esetleg időszakokban, részben, vagy egészben sőt!

Mi tehát az a bizonyos „outsorcing”?

Jól tesszük-e, ha ilyen esetekben kiszervezésről (angolul outsorcingról) beszélünk? Merthogy a szó szerinti fordítás valóban ez. De a fogalom itt is csak részben helyes. Ugyanis kiszervezni azt lehet, ami valamikor előtte egyáltalán „be volt szervezve”. De itt nemcsak ezekről az elemekről van szó, hanem azokról is, amelyek sohasem voltak a cégen „belül”. Meg valószínűleg sohasem lesznek. Akkor pedig itt nemcsak a kiszervezett, hanem bizony a „be sem szervezett” tevékenységekről/folyamatokról is illik egyúttal beszélni! Már persze csak, ha igazán precízek akarunk lenni.

Azt meg, hogy mik lehetnek ilyen folyamatok, egyáltalán nem szükséges hosszasan sorolni. Úgyis mindenki tudja és nap, mint nap találkozik ilyenekkel. Gondoljunk csak pl. a tervezésre, szállításra, raktározásra, szervizelésre, értékesítésre, könyvelésre, egyes mérésekre, jogi ügyekre, szakértésre, és még kb. a lap aljáig tartó felsorolásra, tk. alaptevékenységtől függetlenül. (Mi felkészítő-tanácsadók is kiszervezett tevékenységet végzünk a partnercégeknél.)

Miért nem tudunk, vagy nem akarunk tehát ezekre saját erőket biztosítani?

Egyszerűen csak gazdaságossági- és/vagy szakmai szempontok - helyesebben korlátok – miatt.

Ugye, 8 fős pl. fémipari termelő vállalkozásunknak nem lehet saját, főállású jogásza. Nemcsak azért, mert nem tudjuk (meg nem is akarjuk) megfizetni, de kihasználni a munkáját és a szakértelmét, szintén nem tudjuk. Jogi ügy ugyanis jó, ha egy évben egyszer van. Mondjuk egy rendkívüli felmondás „levezénylése”. (A szerződésminták meg már régen kész vannak.)

De nem lehet nekünk egy 30 tonnás vadiúj saját kamionunk sem, hiszen elkészült termékeinkkel havonta egyszer az talán meg is telne. Ilyenkor a szállítási távolság kb. 290 km lenne oda-vissza. Természetesen az áru időbeni, biztonságos eljuttatása alapvetően fontos nekünk, de milyen áron?

Kiváló, piacképes terméket fejlesztettünk ki, most aztán kenterbe verjük a konkurrenciát, az már biztos! Igen ám, de egy jól szervezett és levezényelt marketing kampány nélkül nemigen sikerülhet a piaci bevezetés. A mi marketingesünk ilyet még soha nem csinált, nem is ért hozzá, Mit tegyünk? Talán írassuk be egyetemre, meg küldjük el utána 3 céghez szakmai gyakorlatra? Persze. Mire visszajön, háromszor újul meg alapjaiban a technológia, 25 új termékcsalád születik a piacon.

Nem, nem! Ezeket a tevékenységeket egyszerűen megvesszük készen a piacon, szakmai-minőségi, stb. igényeinkhez, ill. pénztárcánk vastagságához igazodva. És máris outsorcingoltunk. (Egyébként kivétel nélkül mindenki outsorcingol, főleg, mióta kiderült, hogy Leonardo volt az utolsó polihisztor.)

A szakmai és a gazdaságossági szempontok itt is és már megint összefüggnek.

Ugye ezek a dolgok napnál is világosabbak? De akkor vajon mi szükség volt itt ezzel a témával ennyit szenvedni?

Az, hogy napi gyakorlatunkban a cégek többségénél ezeket a tevékenységeket/folyamatokat mellékesen kezelték, kezelik, ha egyáltalán tudomást vettek, vesznek róluk. „Ezek nem e mi felelősségeink, hiszen elvégzésükért fizetünk!”

Rendben, csak egyes ilyen tevékenységek nem megfelelő elvégzése (vagy el nem végzése) rövid úton romba is döntheti cégünket. Gondoljunk csak a nem megfelelő tárolásra, szállításra, vagy esetleg az értékesítés hiányosságaira. Lehet ezeket nem megfizetni, meg csökkenteni a díjazását, lecserélni a szállítót, meg pereskedni is lehet, majdcsak igazunk lesz úgy 3 év múlva. Addigra meg lehet, hogy már nincs is cégünk, mert valamelyik alvállalkozónk jégre vitt bennünket. Lehet, hogy csak hozzá nem értésből, vagy gondatlanságból, - ez a jobbik eset - de az is lehet, hogy esetleg a konkurrencia „megrendelésére”. Ugye, ez már durvább?

Mit ajánl nekünk, tehát a szabványalkotó a témában?

Ha egy szervezet úgy dönt, hogy külső erőforrás igénybevételével végez el egy olyan folyamatot, amelynek hatása van a termék követelményeknek való megfelelőségére, akkor a szervezetnek biztosítania kell az ilyen folyamatok felügyeletét. Az ilyen, külső erőforrással végeztetett folyamatokra alkalmazandó felügyelet típusát és mértékét meg kell határozni a minőségirányítási rendszerben.

Erről kár tovább beszélni, jól tesszük, ha egyszerűen elfogadjuk az ajánlást. A napi gyakorlatban pl. úgy, hogy beszerzéseink kezelésénél „a szállítók és alvállalkozók kiválasztása és értékelése” c. általában rendszeresen művelt tevékenységünk alanyait kiegészítjük ezekkel a „kiszervezettekkel” is.

Törőcsik Ignác