Senki nem tud mindent megtenni, amit szeretne, vagy kellene. Egyszerre túl sok mindent akarunk megcsinálni. Egy nap pedig csak 24 órából áll. Persze sokan mondják, hogy ehhez jön még az éjszaka. (Hehehe!) A stressz pedig nem az elvégzett, hanem az el nem végzett feladatok miatt áll elő.
Amivel nem tudunk végezni, az velünk végez! Tevékenységeink, feladataink és főleg azok határidői tömkelegének kézben tartására csak egyetlen eszköz volt, van és lesz: egy világos és egyértelmű fontossági rangsor (prioritások – A, B, C), amely az egyéni és vállalati, egyszóval a tényleg fontos célokhoz igazodik. Csak így tudunk egy napot, egy órát, vagy akár öt percet is valóban jól kihasználni. Ekkor ugyanis az ember először nyilvánvalóan azzal foglalkozik, amely a fontossági sorrendben az első helyen áll.
Jó szándékból mindig van elég, de időnk annál kevesebb ezek megvalósítására. Az ok: az utolsó pillanatban közbejön egy még fontosabb, aztán meg ott vannak a napi teendők is. Gyakran jelentkeznek „erőszakos” tennivalók is és lám-lám, a határidőnapló utolsó órája is betelik. Ha azonban időben, pl. már a hónap elején előre meghatározunk „időblokkokat”, mint valóditennivalókat és ezeket más-más színnel bejelöljük a határidőnaplóba, akkor itt azonnal előáll a lélektani hatás. Ti., ha új időpont „tolakodna” be egy időblokkba, akkor – mint az indián törzsfőnök, szívünket megkeményítve – nem engedünk az „erőszaknak”. Ehelyett egy új, későbbi, még szabad időpontot adunk ennek a teendőnek. Ha ezek nem lennének, akkor valószínűleg nem tudnánk ellenállni az „üres mezők” csábításának és előbbre tennénk az újonnan jelentkező igényt.
Csak így kényszeríthetjük magunkat arra, hogy valóban legyen is időnk az A-feladatainkra. Alapvető fontosságú, hogy a saját időpontjainkat ugyanúgy jegyezzük be a határidőnaplóba, mint a mással megállapodott időpontokat: konkrétan, számokkal, adatokkal, tényekkel. Ha az időnk felett más is rendelkezik, akkor a „saját magam időpontjait” a másik személy naptárába is azonnal jegyeztessük be!
Jobban szeretünk olyan feladatokat elvégezni, amelyek eredménye rögtön látszik. Ezek rövid idejű, egyszerű teendők, melyek azonnal sikerélményt nyújtanak. Ezzel szemben a nagy, bonyolult feladatokat halogatja az ember. Viszont ezeket is meg kell oldani! Mit lehet ilyenkor tenni? Ugyanazt, mint a szalámival. Azt sem tudjuk megenni egyszerre, egészben. Ehhez előbb fel kell szeletelni. Ugyanígy kell a célokat és az azok megvalósítását célzó terveket és teendőket is „felszeletelni”, részcélokra, résztervekre, részfeladatokra osztani. Így nem temetnek azok maguk alá minket. Az első – belátható időtáv alatt megvalósítható - részcélok elérésével már lesz sikerélményünk és ezek pontosan eléggé motiválnak bennünket ahhoz, hogy a soron következő részfeladatokhoz is hozzálássunk. Így egyszer csak sikerül megvalósítani az összes nagy célunkat.
A legtöbben magunk is érezzük, hogy teljesítőképességünk egyáltalán nem állandó, sőt erősen ingadozik. Függetlenül attól, hogy valaki éjjeli bagoly-e, vagy reggeli mormota. Kínálkozik tehát a lehetőség, hogy a legfontosabb munkákat legmagasabb teljesítőképességünk időszakára ütemezzük. Ekkor az ember még nincs „lestrapálva”, és lényegesen hatékonyabban dolgozik, mint teljesítményvölgyében. Megfigyeltük, hogy a legkevésbé fontos feladatokat ebéd után célszerű intézni. A napi tervezésnél vegyük figyelembe, hogy – ezzel ellentétben – a legfontosabb A-feladatokat a nap elejére, reggelre, délelőttre ütemezzük!
Persze könnyű ezt mondani...
Vilfredo Pareto (itáliai közgazdász) a XIX. században jött arra rá, hogy egy meghatározott tömegen belül csak néhány elem képvisel valóban fontos értéket. A „tömeg”, szinte bármi lehet. Így például egy bármilyen témájú szöveg terjedelmének 20%-a már tartalmazza az összes információmennyiség 80%-át. Ha tehát az olvasás, az információszerzés és elraktározás során valóban csak a legfontosabbakra összpontosítunk, akkor ráfordított időnk 20%-ában akár el is érhetjük eredményeink 80%-át.
Vagy pl. az ügyfelek 20%-ától jön a forgalom (árbevétel) 80%-a. Ugye, mennyire tudja ezt, aki foglalkozott már üzleti csoportok működtetésével, hogy ott is igaz, miszerint az üzletkötők 20%-a köti meg az összes üzlet 80%-át. (ráadásul igaz ez akár darabra, akár árbevételre vetítünk.) A sor hosszasan folytatható... Itt mostmár csak az a kérdés, a problémát igazán csak az jelenti, hogy hogyan találhatjuk meg éppen azt a 20%-ot, mondjuk 20%-nyi sikertényezőt, ami előre visz bennünket.
Mint ahogy megtalálta azt egyik hallgatóm jó tizenöt éve. Üzleti csoportvezetőknek tartottam tréninget egy nagy biztosítótársaságnál. A díjbevételi terv teljesítésének tervezésénél, meg a toborzás-kiválasztás témaköreinél elkerülhetetlenül előjött a Pareto-elv is. Én példákkal illusztrálva magyaráztam a „80-20-as szabályt”, a leginkább „ütős” példa természetesen az üzletkötők száma és teljesítménye között felfedezhető Pareto-elv volt. Hogy ti., - mint előbb - az üzletkötők 20%-a hozza a díjbevétel 80%-át.
A hallgatóság rövid fejszámolás után ezt egyöntetűen vissza is igazolta. De, hogy legyen is valami haszna ennek a drága tréningnek, feltettem az igencsak fogós, ravasz kérdést:
- Ha ez így van, mit gondoltok, akkor mégis minek „tartjuk” az üzletkötők sikertelenebb 80%-át?
Újabb tanakodás, kalkuláció, konzultáció, ... ahogy ez ilyenkor már lenni szokott, majd az egyik „szóvivő” eképpen emelkedett szólásra:
Mondanom sem kell, dermedt csend. Én sem nagyon tértem magamhoz, de jó 15-20 másodperc múlva azért illik reagálni. Ez most persze nehezen ment, mindösszesen – kínos vigyortól kísérve - ennyit tudtam kifacsarni magamból:
- Mindenképpen gratulálok, csak még azt nem tudom, hogy a hét legjobb viccéhez-e, vagy a felmondásodhoz-e.
Törőcsik Ignác